Центр документації є структурним підрозділом Кам’янець-Подільського національного університету імені Івана Огієнка (К-ПНУ), що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду до передавання для архівного зберігання.
У своїй роботі Центр документації керується:
- законом України «Про інформацію»;
- законом «Про доступ до публічної інформації»;
- законом «Про звернення громадян»;
- законом «Про захист персональних даних»;
- законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;
- нормативно-правовими актами Верховної Ради України;
- постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
- нормативними документами Міністерства освіти і науки України та Державної архівної служби України;
- національними стандартами у сфері архівної справи та діловодства;
- наказами ректора Університету;
- Статутом та правилами внутрішнього розпорядку Університету;
- Положенням про Центр документації;
- Інструкцією з діловодства К-ПНУ.
Основні завдання Центру документації:
- розроблення в К-ПНУ єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;
- розроблення номенклатури справ К-ПНУ;
- реєстрація та облік документів;
- надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах К-ПНУ;
- організація документообігу, формування справ, Їх зберігання та підготовка для передавання на архівне зберігання;
- впровадження та контроль за дотриманням структурними підрозділами К-ПНУ вимог Інструкції з діловодства в Кам’янець-Подільському національному університеті імені Івана Огієнка (нова редакція) та національних стандартів;
- проведення регулярних перевірок стану діловодства в структурних підрозділах К-ПНУ;
- використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізація електронних довідників К_ПНУ;
- дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів та організація роботи з ними;
- контроль за станом збереження документаційного фонду К-ПНУ в електронній формі та користування ними;
- інформаційна взаємодія з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;
- розроблення типових маршрутів проходження документів у К-ПНУ;
- перевірка правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документообігу за зведенною номенклатурою справ К-ПНУ, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;
- забезпечення формування, оформлення та збереження документів архівног фонду К-ПНУ;
- Контроль за якістю підготовки та оформленням документів, підготовлених структурними підрозділами К-ПНУ.